Cuando hablamos de organización de tiempo y aumento de la productividad en todas las tareas y responsabilidades que debemos realizar, es oportuno mencionar la metodología de las 9S, que inicialmente se basada en un grupo de cinco principios clave a implementar en las rutinas diarias, con el objetivo de dar una forma organizada, ordenada y limpia a la realización de nuestras labores. En la actualidad, esta metodología se amplía a nueve principios básicos que incluyen conceptos de gestión de tiempo y estrategias de mejoramiento personal continuo.

Dicha metodología japonesa recibe este nombre pues se encuentra constituida por 9 dimensiones, cuyos nombres originales en el idioma japones inician por la letra “S”. La metodología de las 9S es una tendencia más compleja e integral, compuesta por 5 primeras dimensiones, orientadas hacia la eficacia y productividad, y 4 dimensiones adicionales que se relacionan con el crecimiento personal de los individuos.

A continuación, se describe cada dimensión y su importancia:

SEIRI: Clasificación

Es necesario clasificar las actividades a realizar en el día según su prioridad, teniendo en cuenta el tiempo requerido, el consumo de energía, la demanda cognitiva y la curva de aprendizaje que requieren.
Actividades prioritarias: Consumen mayor energía, tiempo y demandan mayores recursos cognitivos.
Actividades de menor importancia: Consumen menor energía y demandan menos recursos cognitivos, por lo que se pueden realizar en momentos del día de menor receptividad cerebral.
Actividades obsoletas: Generan un alto consumo de energía haciéndonos perder tiempo en dinámicas innecesarias, en momentos determinados del día donde tenemos alta receptividad cerebral y podemos aprovechar en actividades de alta demanda.
Esta clasificación depende de los tiempos de cada uno de nosotros, en la medida en que identifiquemos en que momentos del día nos encontramos más atentos, con mayor capacidad de concentración, comprensión y energía. Dentro de las ventajas que podemos encontrar al clasificar las diferentes actividades que debemos realizar en el día, podemos mencionar la ganancia de tiempo adicional y la disminución de pérdida de tiempo en actividades innecesarias.

SEITON: Orden

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es importante organizar los elementos que necesitamos utilizar para cada tarea, de modo que resulten de fácil uso y acceso. No debemos tener elementos en el lugar de trabajo, que no vamos a utilizar en las actividades, pues esto contamina nuestro campo visual y nos hace consumir energía extra. De esta manera, reducimos los tiempos y evitamos interrupciones en las tareas.

SEISO: Limpieza

Mantener el espacio de trabajo limpio, de esta manera evitamos distractores innecesarios. Al trabajar con aparatos electrónicos solo debemos tener abiertos los programas y aplicaciones necesarias para la realización de las actividades. Debemos evitar en el espacio de trabajo objetos que generen contaminación visual y auditiva y que no sean necesarios para la actividad. Mantener el lugar de trabajo limpio aumenta la motivación y mejora la percepción frente a las tareas.

SEIKETSU: Estandarización

Mantener el estado de clasificación, organización y limpieza de las 3 primeras dimensiones. La estandarización solo la obtenemos si trabajamos continuamente en los 3 principios anteriores. Esto nos permite fácilmente identificar errores y corregir fallos. Es útil en este punto que realicemos listas de verificación.

SHITSUKE: Disciplina

Crear hábitos basados en las 4 dimensiones anteriores. Evitemos romper los procedimientos ya establecidos o cambiarles el orden. La disciplina es el canal hacia el mejoramiento personal continuo. El fortalecimiento de todos estos hábitos es la clave para aumentar nuestra productividad y conseguir mejores resultados.

SHIKARI: Constancia

La implementación de esta nueva forma de organizar los tiempos y actividades a realizar, con seguridad generará resultados muy positivos. Así que hay que mantenerse firme en el propósito y no rendirse. Estos cambios significativos aumentarán la motivación y autoeficacia.

SHITSUKOKU: Compromiso

Esta dimensión está enfocada en la automotivación para cumplir con las diferentes obligaciones, es un pilar para la formación de hábitos y fomenta la disciplina.

SEISHOO: Coordinación

Fomenta la comunicación, armonía y trabajo en equipo con la red de apoyo con la que contamos, ya sea familia, amigos o compañeros de trabajo. Organizar el tiempo y aumentar la productividad en los resultados, muchas veces requiere de acuerdos, negociaciones y cambios de dinámicas que implican delegar funciones, trabajar de forma conjunta y tener objetivos comunes claros.

SEIDO: Equilibrio

Si la implementación de la metodología ha funcionado para organizar los tiempos en diferentes dimensiones y ha generado cambios que se evidencian en el aumento de la productividad, podemos decir que estamos consiguiendo un equilibrio y crecimiento personal, así que es importante continuar con su implementación y proyectarlo a diferentes áreas de la vida.

Al poner en práctica las 9S, podemos conseguir:

– Aumentar niveles de seguridad y control sobre nuestro tiempo, impactando positivamente en la motivación y autoeficacia.
– Disminuimos la pérdida de tiempo
– Obtenemos resultados de mejor calidad
– Tenemos tiempos de respuesta más cortos
– Utilizamos objetos y recursos adecuados
– Estimulamos hábitos positivos
– Fortalecemos automonitoreo

REFERENCIAS:

• Hernández, O; Colín, M y Galindo, O (2019) El aprovechamiento de la filosofía japonesa 9S en Instituciones de Educación Superior. Red Internacional de Investigadores en Competitividad. Memoria del X Congreso
• Mecanizados Inter2000 (2021) Metodología de Gestión de Calidad 5S y 9S. https://www.inter2000mecanizados.com/
• Martín, J (2020) Las 5 S japonesas. http://cerembs.co Recuperado el 9 de marzo, 2021
• Archila, G (2020) Métodos para aumentar la productividad. http://ucentral.edu.co Recuperado el 9 de marzo, 2021
• J, Barbosa y J, Hernández (2016) Aplicación de herramientas y técnicas de mejora en la productividad, mediante la aplicación del método japones de las 5S. http://dspace.itcolima.edu.mx
• H, Cura (2003) Las 5 S: Una filosofía de trabajo, una filosofía de vida. http://ucema.edu.ar

Escrito por:
Paola Isaza Franco y Leonardo Rodriguez Castañeda
Psicólogos
Centro de Apoyo Decanatura de estudiantes

Muchas veces la alta demanda académica, nos lleva a considerar prioridades que no necesariamente atienden a nuestro bienestar. Un claro ejemplo de ello, es la idea general en la que se puede pensar que las actividades sociales y de descanso, interfieren en el alcance de los objetivos de nuestro proceso formativo. ¡Grave error!

Algunos estudios han demostrado que, mantener activos nuestros espacios de ocio y descanso, favorecen la disminución del estrés y beneficia nuestros procesos cognitivos (memoria, atención, motivación y aprendizaje). Pero, ¿cómo llevarlo a cabo, cuando pensamos que esos espacios pueden alejarnos de nuestras metas o incluso llevarnos a un escenario donde el descanso es sinónimo de culpa?

Quizás, el primer paso sea reconocer la necesidad de cambiar la idea que tenemos acerca de cómo manejamos nuestro tiempo y con quién o de qué manera nos involucramos al respecto. El ocio, los amigos y la familia, favorecen el desarrollo de vínculos centrados en nuestro propio bienestar. Esto optimiza la motivación y el descanso requerido, dando equilibrio en la realización de las actividades demandantes a nivel laboral y académico. Las redes de apoyo tienen un impacto positivo en las emociones y en el aprendizaje.

Existen dos tipos de redes de apoyo: formales e informales. Las primeras están constituidas por las instituciones, como la Decanatura de Estudiantes, Facultades de Programa, Apoyo Financiero, Centro Médico, entre otras. En estos espacios se pueden encontrar recursos, orientaciones y estrategias que favorezcan el manejo de situaciones o problemáticas personales que afecten tu desempeño y bienestar.

Por otro lado, las redes informales, son todas aquellas que se encuentran conformadas por amigos, familiares, compañeros y pareja, siendo estas en muchas ocasiones el primer marco de referencia para el manejo de situaciones difíciles, toma de decisiones o la búsqueda de un espacio que nos brinde seguridad ante la adversidad.

Las redes de apoyo emocional nos permiten mejorar la manera en la que afrontamos las condiciones altamente demandantes, mitigando las consecuencias generadas por la angustia y el malestar que percibimos. Favorece la imagen que tenemos acerca de nosotros mismos y fortalece nuestra salud física y mental.

Finalmente, es necesario mantener una conexión con aquellas personas que son importantes para cada uno de nosotros. Escuchar, ser asertivos en la forma en la que nos comunicamos, tener una actitud de gratitud y respetar los límites de otros, hacen parte de este proceso.

Recuerda entrar en sintonía con la conciencia de que no estamos solos y que contar con alguien es necesario en algún momento de nuestras vidas.

REFERENCIAS:

González, M. (2020,08 de junio). Crea, usa y fortalece tus redes de apoyo social. Noticentral. https://www.ucentral.edu.co/noticentral/crea-usa-fortalece-tus-redes-apoyo-social

Universidad de la Sabana. (s.f.). Que son las redes de apoyo y cuales existen en Colombia. Recuperado el día 24 de julio, 2024, de https://www.unisabana.edu.co/portaldenoticias/al-dia/que-son-las-redes-de-apoyo-y-cuales-existen-en-colombia/

Universidad Industrial de Santander (27 de junio,2023).las relaciones interpersonales son fundamentales en la salud mental.https://comunicaciones.uis.edu.co/las-relaciones-interpersonales-son-fundamentales-en-la-salud-mental/